Jak rozliczać opłaty za zużycie mediów i VAT w najmie nieruchomości

Rozliczanie z najemcą opłat ponoszonych w związku z zużyciem przez niego mediów i usług zarządzania budynkiem przez wspólnotę lub spółdzielnię mieszkaniową podlega VAT - tak samo jak uzyskiwany czynsz najmu. Podleganie VAT nie musi oznaczać obciążenia podatkiem, bo do umów najmu stosuje się kilka zwolnień od VAT.

Rozliczanie z najemcą opłat z tytułu zużycia wody, gazu i energii elektrycznej popularnie nazywane jest refakturowaniem, tj. odsprzedażą usług nabytych przez wynajmującego, ale wykorzystywanych przez najemcę. Owo refakturowanie (odsprzedaż usług) może być elementem umowy najmu albo stanowić osobne czynności wykonywane na rzecz najemcy. W praktyce wybierane jest to drugie rozwiązanie, z uwagi na wyłączenie opłat za media z przychodu będącego podstawą dla obliczenia ryczałtu.

To, że najem podlega VAT, wynika wprost z definicji działalności gospodarczej przyjętej w art. 15 ust. 2 Ustawy o podatku od towarów i usług. Zalicza się do niej między innymi wykorzystywanie rzeczy (w tym nieruchomości) w sposób ciągły dla celów zarobkowych. W związku z tym każdy, kto wynajmuje lub wydzierżawia nieruchomości, staje się podatnikiem VAT. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy jest to tak zwany najem prywatny (np. opodatkowany ryczałtem), czy zarejestrowana działalność gospodarcza opodatkowana dochodowym podatkiem liniowym.

Przeczytaj też:

Wynajem nieruchomości a stawka VAT >>>

Jak rozlicza się opłaty za media

Rozliczenie opłat dodatkowych może przybrać różne formy: ryczałtu, opłat według liczników albo faktur od dostawców, bądź wliczania do czynszu.

Wliczanie do czynszu oznacza, że nie dochodzi do odsprzedaży usług dodatkowych. Strony umowy mają w tym zakresie pełną dowolność; mogą uznać, że najem lokalu wyposażonego we wszystkie media jest jednolitą usługą razem z tymi mediami albo rozdzielić te świadczenia i uznawać je za całkowicie odrębne od siebie. Wynika to wprost z wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE z 6.04.2015 r. w sprawie C-42/14 (Minister Finansów przeciwko Wojskowej Agencji Mieszkaniowej). Uznano w nim, że najem nieruchomości i związane z nim usługi (dostawa wody, energii elektrycznej, energii cieplnej oraz wywóz nieczystości) co do zasady należy uważać za odrębne i niezależne świadczenia, które winno się oceniać oddzielnie z punktu widzenia VAT, chyba że elementy transakcji są ze sobą tak ściśle związane, że tworzą obiektywnie tylko jedno niepodzielne świadczenie ekonomiczne, którego rozdzielenie miałoby charakter sztuczny.

Towarzyszące najmowi nieruchomości dostawy mediów powinny być uważane za odrębne świadczenia, jeżeli najemca ma możliwość wyboru sposobu korzystania z nich poprzez decydowanie o wielkości ich zużycia. Sytuacja taka występuje w szczególności w przypadku odrębnego rozliczania zużycia tych mediów w oparciu o wskazania liczników lub podliczników.

Taką samą zasadę należy również przyjąć wtedy, gdy umowa przewiduje odrębne rozliczanie mediów, a wysokość opłaty z tego tytułu ustalana jest w umowie na podstawie kryteriów innych niż opomiarowanie według liczników, uwzględniających zużycie tych mediów przez najemcę. Takimi innymi kryteriami mogą być przykładowo liczba osób korzystających z nieruchomości czy też powierzchnia nieruchomości.

Ponadto, jeżeli przesłanki ekonomiczne zawarcia umowy będą wskazywały, że faktyczne wydzielenie i oddzielne rozliczenie mediów obiektywnie odzwierciedla zużycie mediów, to świadczenia te powinny być traktowane odrębnie (przykładowo rozdzielenie kosztów mediów na poszczególnych najemców na podstawie wskazań jednego licznika według przyjętych w umowie obiektywnych kryteriów podziału).

Kiedy odsprzedaż mediów jest zwolniona z VAT

Ponieważ większość wynajmujących w umowach najmu wyraźnie oddziela postanowienia dotyczące czynszu od postanowień dotyczących opłat dodatkowych, warto wiedzieć, że ma to swoje skutki także w zakresie VAT. Te oddzielne rozliczenia oznaczają bowiem, że wynajmujący świadczy na rzecz najemcy kilka odrębnych usług: najem oraz odsprzedaż poszczególnych mediów i usług zarządzania budynkiem przez wspólnotę lub spółdzielnię.

W przypadku wynajęcia lokalu mieszkalnego na cele mieszkaniowe ta odsprzedaż może być zwolniona od podatku. Zgodnie bowiem z § 3 ust. 1 pkt 11 Rozporządzenia w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień zwalnia się od podatku czynności wykonywane przez właścicieli lokali mieszkalnych tworzących w określonej nieruchomości wspólnotę mieszkaniową na rzecz osób używających na podstawie innego tytułu prawnego niż prawo własności (na przykład umowy najmu) lokale, za które pobierane są opłaty niezależne od właściciela w rozumieniu Ustawy o ochronie praw lokatorów, jeżeli lokale te są wykorzystywane wyłącznie na cele mieszkaniowe. Opłaty niezależne, o których mowa w tym przepisie, to opłaty za dostawy do lokalu energii, gazu, wody oraz odbiór ścieków, odpadów i nieczystości ciekłych.

Przeczytaj też:

Opodatkowanie najmu nieruchomości w formie ryczałtu: jakie stawki >>>

Niestety, nie ma podobnego zwolnienia dla lokali znajdujących się w zasobach spółdzielni mieszkaniowych, lokali niemieszkalnych oraz lokali mieszkalnych wynajętych na inne cele niż mieszkaniowe (na przykład do podnajmu). Podobnie jest w przypadku wynajęcia domu jednorodzinnego i refakturowania mediów na najemcę. Odsprzedaż mediów w takich wypadkach nie jest zwolniona przedmiotowo od VAT. Można tu jedynie korzystać ze zwolnienia do 200 tys. zł obrotu rocznie.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. DzU z 2018 r. poz. 2174 z późn. zm.)
• Ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (j.t. DzU z 2018 r. poz. 1234 z późn. zm.)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (j.t. DzU z 2018 r. poz. 701 z późn. zm.)