Biała lista podatników i inne nowości wynikające z nowelizacji ustawy o VAT

Od września 2019 r. obowiązuje tzw. biała lista podatników VAT (white list). Zawiera ona informacje dotyczące zarejestrowania, wyrejestrowania oraz statusu podatnika VAT, a także dane o numerach rachunków bankowych przedsiębiorców. Przelew na rachunek inny niż wskazany na liście, będzie skutkował brakiem możliwości zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych. Jakie konsekwencje grożą kontrahentowi, a jakie przedsiębiorcy w przypadku wpłaty należności na rachunek bankowy, który nie znajduje się na białej liście?

Wprowadzenie jednego wykazu podatników VAT przewiduje ustawa z dnia 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2019 r. poz. 1018), która weszła w życie z dniem 1 września 2019 r.

Czym jest biała lista podatników VAT i jakie informacje zawiera?

Biała lista podatników jest prowadzonym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (dalej: KAS) elektronicznym wykazem przedsiębiorców, który zawiera dane o:

• podmiotach, w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT;
• podmiotach zarejestrowanych jako podatnicy VAT (tj. dane o podatnikach VAT czynnych i zwolnionych), w tym o podmiotach, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Na białej liście mają być zebrane rozproszone obecnie informacje. Oznacza to, że funkcjonujące dotychczas dwa odrębne rejestry zostaną połączone w jedną bazę podatników VAT, która zostanie jednak rozszerzona o dodatkowe dane. W bazie znajdą się m.in. takie dane jak numery rachunków rozliczeniowych przedsiębiorców, na które kontrahenci powinni dokonywać wpłat (tj. numery kont bankowych wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym).

Zdaniem Ministerstwa Finansów, nowe narzędzie znacząco ułatwi weryfikację kontrahentów. Na białej liście będzie bowiem można wyszukać kontrahenta na nie tylko po numerze NIP, lecz także po fragmencie nazwy czy nazwiska podmiotu.

Uwaga! Biała lista podatników zawierać będzie wyłącznie numery rachunków rozliczeniowych przedsiębiorców. Chodzi o to, aby wyeliminować proceder tzw. podzielonych płatności (split payment) na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe.

Poza rachunkami bankowymi biała lista zawiera także:

• firmę (nazwę) lub imię i nazwisko;
• numer, za którego pomocą podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
• numer REGON, o ile został nadany;
• numer PESEL, o ile podmiot posiada;
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
• adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres rejestracyjny, w przypadku braku adresu stałego miejsca prowadzenia działalności ‒ w odniesieniu do osoby fizycznej;
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL;
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
• podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT.

Baza białej listy podatników jest aktualizowana na bieżąco, tj. raz na dobę w każdy dzień roboczy. Korzystający z wykazu podatnicy mogą otrzymać informacje o dacie i godzinie, w której dokonali weryfikacji danego podmiotu. Przekazywana z rejestru informacja dotyczy wybranego dnia przypadającego nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany. W drodze wyjątku, według stanu na dzień sprawdzenia, podawane są następujące dane:

• firma (nazwa) lub imię i nazwisko;
• numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
• status podmiotu:- w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,- zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;
• numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;

Konsekwencje przelewu na rachunek inny, niż wskazany w wykazie

Nowelizacja przewiduje, że podatnicy nie będą mogli zaliczyć do kosztów podatkowych danego wydatku w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego - lub została dokonana przelewem na rachunek inny, niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w prowadzonym przez szefa KAS wykazie. Chodzi tu o przelewy w kwocie przekraczającej 15 000 zł realizowanych pomiędzy przedsiębiorcami.

Kluczowe jest przy tym, czy rachunek bankowy był zarejestrowany w wykazie białej listy podatników w dniu dokonania przelewu. Decydujący jest tu dzień zlecenia przelewu, a nie obciążenia rachunku nabywcy czy uznania rachunku sprzedawcy.

Dodatkową konsekwencją będzie w takim przypadku objęcie nabywcy solidarną odpowiedzialnością za zaległości podatkowe dostawcy - w części VAT proporcjonalnie przypadającej na tę transakcję.

Od zasady tej istnieje pewien wyjątek. Mianowicie wydatek w wysokości przekraczającej 15 tys. zł będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, mimo że wpłata dokonana została na inny rachunek bankowy niż wskazany w wykazie, jeżeli w ciągu 3 dni od dnia zlecenia przelewu wpłacający zgłosi to w urzędzie skarbowym właściwym dla sprzedawcy.

Uwaga! Aby uniknąć niemożliwości zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych, przy każdej wpłacie powinniśmy sprawdzać, czy rachunek kontrahenta znajduje się na białej liście w dniu dokonania przelewu. Dzięki temu prze dokonaniem płatności będziemy mogli się zastanowić i ewentualnie zweryfikować swoją decyzję.

Biała lista podatników: jak sprawdzić? Dostępność wykazu

Wykaz podatników udostępniany jest:

• w biuletynie publicznym Ministerstwa Finansów,
• w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Ustawodawca podkreślił przy tym, że podanie do publicznej wiadomości danych zawartych w wykazie nie może naruszać przepisów o tajemnicy skarbowej.

Do białej listy mają zostać wykorzystane numery kont bankowych udostępnione fiskusowi przez System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej (STIR). Ponadto informacje o rachunkach rozliczeniowych podatników VAT fikus przekaże instytucjom finansowym (bankom, SKOK-om), które stworzą dzięki temu narzędzia, które pozwolą przedsiębiorcom automatycznie (już na etapie przelewu) zweryfikować, czy płatność obywa się na zarejestrowane konto. Trzeba jednak pamiętać, że będzie to prawo a nie obowiązek instytucji finansowej, co oznacza, że to od danej instytucji zależeć będzie, czy z niego skorzysta.

Biała lista podatników: jak dodać, usunąć i poprawiać dane w wykazie

Podatnicy mają możliwość składania do Szefa KAS wniosków w związku z danymi zawartymi w bazie. Zgodnie z art. 96b ust. 10 ustawy o VAT, Szef KAS, z urzędu lub na wniosek, usuwa lub prostuje dane inne niż dane osobowe zawarte w wykazie niezgodne ze stanem rzeczywistym. Ponadto, podmiot, którego dane zostały zawarte w wykazie, może złożyć do Szefa KAS wniosek o usunięcie lub sprostowanie danych innych niż dane osobowe niezgodnych ze stanem rzeczywistym wraz z uzasadnieniem (art. 96b ust. 11 ustawy o VAT). Szef KAS ma prawo odmówić żądania z wniosku, jeśli spowodowałoby to niezgodność ze stanem rzeczywistym (art. 96b ust. 12 ustawy o VAT).

Czego nie znajdziemy w wykazie?

Ministerstwo finansów podkreśla w swoim komunikacie, że do wykazu trafiać będą tylko numery rachunków rozliczeniowych, co oznacza, że nie znajdziemy tam numery tzw. ROR-ów, czyli rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych.

W wykazie udostępniane są wyłącznie tzw. rachunki na firmę, czyli rachunki rozliczeniowe i imienne rachunki w SKOK otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. A zatem, jeśli na białej liście VAT nie widnieje numer konta danego przedsiębiorcy to znaczy, że przedsiębiorca ten:

• korzysta w rozliczeniach firmowych z rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego (tzw. ROR) lub
• nie zgłosił swojego konta w formularzu zgłoszeniowym CEIDG/NIP.

Od kiedy obowiązują znowelizowane przepisy dotyczące białej listy podatników VAT?

Przepisy nowelizacji dotyczące białej listy podatników VAT weszły w życie w dniu 1 września 2019 r. Jeśli zaś chodzi o sankcje za wpłatę należności na konto inne niż wskazane w białej liście, to zaczną one obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2020 r.

Uwaga! Sankcje za wpłatę należności na konto inne niż wskazane w białej liście będziemy ponosić dopiero od 1 stycznia 2020. Oznacza to że nie będą sankcjonowane wpłaty na inne konto niż podane w wykazie w terminie od 1 września 2019 do 1 stycznia 2020 r.

Jak się dostosować do nowych wymogów

Przedsiębiorcy będący podatnikami VAT powinni jak najszybciej dostosować się do nowych rozwiązań. Aby uniknąć sankcji, należy przede wszystkim zintegrować dane udostępniane w ramach wykazu z procesem regulowania zobowiązań. Może to wymagać zwiększenia intensywności kontroli wewnętrznych, a także wprowadzenia dodatkowej weryfikacji kontrahentów.

Warto w szczególności zwrócić uwagę na to, by:

• bezpośrednio przed dokonaniem przelewu (tj. w dniu zlecenia przelewu) sprawdzić, czy rachunek na który dokonujemy płatności należy do czynnego podatnika VAT i znajduje się na białej liście;
• niezależnie powyższego po dokonaniu przelewu kontrolować prawidłowość rozliczeń, aby w przypadku zidentyfikowania błędu w ciągu 3 dni od zlecenia przelewu mieć możliwość poinformowania o tym fakcie urzędu naczelnika skarbowego.

Uwaga! Od 1 listopada 2019 r. wejdą w życie zmiany dotyczące mechanizmu podzielonej płatności (spilt payment). Warto uwzględnić ten fakt podczas dostosowywania się do nowych rozwiązań, ponieważ mechanizm spilt payment również ingeruje w proces płatności.

Warto też wiedzieć, że na stronie Ministerstwa Finansów opublikowane zostało testowe API, które pozwala na stworzenie integracji z białą listą podatników VAT. Korzystanie z tego narzędzia jest limitowane. Można złożyć maksymalnie 10 zapytań 30 podmiotów jednocześnie, co łącznie daje nam informacje o 300 podmiotach. Po wyczerpaniu dziennego limitu, dostęp zostanie zablokowany do godziny 0:00.

Biała lista w założeniach i w praktyce: jakie pojawiły się problemy

Podsumowując, z założenia biała lista podatników miała znacząco ułatwiać przedsiębiorcom weryfikację ich kontrahentów. Zamieszczone w wykazie daty rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT powinny umożliwiać identyfikację tych kontrahentów, którzy np. zostali wykreśleni z rejestru (spełniali przesłanki do ich wykreślenia) lecz wykazali, że faktycznie prowadzą działalność gospodarczą i zostali do niego przywróceni. Przedsiębiorcy powinni też mieć możliwość prześledzenia całej historii rejestracji kontrahentów dla celów VAT, dzięki czemu szybko ustalą status kontrahenta w wybranym momencie.

Niewątpliwą korzyścią dla przedsiębiorców będzie także zwolnienie z obowiązku wypełniania i wysyłania deklaracji VAT-7 lub VAT-7K i załączników do niej. Teraz wystarczy, że wyślą Jednolite Pliki Kontrolne.

Z kolei podanie do publicznej wiadomości informacji o podmiotach zawartych w wykazie miało ułatwiać nabywcom towarów i usług zachowanie należytej staranności, a tym samym ograniczyć ryzyko odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe dostawcy. Zdaniem Ministerstwa Finansów, możliwość szybkiego dostępu do rejestru w celu uzyskania aktualnych danych o kontrahentach powinna również przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa i pewności obrotu gospodarczego, a tym samym uszczelnienia systemu podatku od towarów i usług oraz zminimalizowania ryzyka nieświadomego udziału podatników w procederach zmierzających do wyłudzenia VAT.

Tak przedstawiają się założenia Ministerstwa Finansów odnośnie wprowadzenia nowych rozwiązań. Dotychczasowa praktyka pokazuje jednak co innego. Biała lista funkcjonuje zaledwie od miesiąca, a zdążyła już wywołać wiele pytań i wątpliwości. Podstawowy problem to wyrywkowość nowego systemu. Okazuje się, że tylko część przedsiębiorców została w rejestrze prawidłowo wykazana. Wielu z nich w ogóle go zabrakło w rejestrze, oznaczenie innych jest błędne, a jeszcze innych niepełne np. wskazane jest tylko 8 spośród 20 rachunków danej firmy, bo 12 z nich zaginęło gdzieś w systemie.

Dla „brakujących” bądź źle oznaczonych przedsiębiorców może to być spory problem. Jeśli bowiem kontrahenci nie znajdą na „białej liście” numeru ich rachunku bankowego lub rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, mogą zrezygnować z prowadzenia z nimi biznesu.

Wiele problemów pojawia się także przy sprawdzaniu, czy dany kontrahent w przeszłości figurował w rejestrze VAT, co ma znaczenie dla celów odliczenia podatku naliczonego. Okazuje się, że dane zamieszczonej w rejestrze często są nieprawdziwe, np. klient, który powinien figurować jako wykreślony z rejestru, w rzeczywistości nigdy nie był do niego wpisany.

Zdarza się także, że dane z rejestru nie pokrywają się z dokumentami otrzymywanymi podczas założenia firmy. Dotyczy to m.in dat założenia działalności gospodarczej. W takich przypadkach pracownicy urzędów skarbowych odsyłają do informacji zawartych w dokumentach twierdząc, iż są one wiążące. Pytanie, co da nam taka wiedza, skoro wszyscy inni mają dostęp do danych zawartych w rejestrze, a z tych wynika co innego.

Spore problemy pojawiają się przy transakcjach z zagranicznymi firmami. Na białą listę można wpisać wyłącznie 26-ścio cyfrowe numery kont (takie numery kont nadawane są w Polsce), tymczasem na terenie Unii Europejskiej mamy do czynienia z numerami zawierającymi do 16 do 28 znaków, a w innych państwach numery mogą być jeszcze dłuższe.

Przedsiębiorców niepokoi też kwestia płatności za pomocą karty kredytowej lub za pośrednictwem elektronicznych pośredników płatności, takich jak PayPal, czy PayU. W takim przypadku niemożliwa jest weryfikacja, czy płatność wpłynie na rachunek faktycznego odbiorcy płatności. Na białej liście nie znajdą się też rachunki depozytowe i powiernicze, co oznacza, że dokonane za pomocą tych kont wpłaty nie będą mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodu.

Kolejna sprawa to tzw. spersonalizowane rachunki wirtualne niektórych firm telekomunikacyjnych czy dostawców mediów. Numery kont, na które trafiają rachunki telekomunikacyjne różnią się od tych wskazanych w rejestrze. Oznacza to, że takich wydatków przedsiębiorcy nie będą mogli zaliczyć do kosztów podatkowych.

Na obecną chwilę Ministerstwo Finansów nie wyjaśnia, jak poradzić sobie z problemami, a tych z każdym dniem przybywa. Pocieszające może być jedynie to, że resort zdaje sobie sprawę z niedoskonałości systemu, dlatego ostatni kwartał 2019 r. ma być traktowany testowo. W tym okresie nie będą nakładane żadne sankcje. Ministerstwo zapewnia też, że robi wszystko, aby wykaz jak najszybciej był w pełni funkcjonalny.