Elektroniczna Książka Obiektu Budowlanego (EKOB). Od 2023 roku dokumentacja budowy w wersji elektronicznej!

Elektroniczna Książka Obiektu Budowlanego (EKOB) jak ją prowadzić i co zawiera? Od 1 stycznia 2023 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy mające na celu uproszczenie i przyspieszenie cyfryzacji procesu inwestycyjno-budowlanego. Jednym z nich jest wprowadzenie e-książki obiektu budowlanego. Za jej realizację odpowiada Główny Urząd Nadzoru Budowlanego. Wyjaśniamy zasady prowadzenia Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego.

Elektroniczna Książka Obiektu Budowlanego (dalej: EKOB) to kolejny krok cyfryzacji w budownictwie. Prace nad projektem EKOB ruszyły na początku 2022. Za przygotowanie i zaimplementowanie systemu odpowiada Główny Urząd Nadzoru Budowlanego. Książka obiektu budowlanego w wersji elektronicznej obowiązuje od 2023 roku.

Spis treści

1. Elektroniczna Książka Obiektu Budowlanego od 2023 r. Nowe prawo budowlane i cyfryzacja budownictwa
2. Elektroniczna Książka Obiektu Budowlanego zalety
3. Elektroniczna Książka Obiektu Budowlanego od kiedy 
4. Co to jest książka obiektu budowlanego?
5. Co zawiera książka obiektu budowlanego?
6. Książka obiektu budowlanego w wersji elektronicznej
7. Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego. Jak działa system c-KOB
8. Elektroniczna Książka Obiektu Budowlanego GUNB
9. Jak założyć i prowadzić Elektroniczną Książkę Obiektu Budowlanego?
10. Jakie dane będą wpisywane do Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego?
11. Przekazanie Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego
12. Jak się zarejestrować i założyć konto w systemie c-KOB
13. Plan sytuacyjny do Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego
14. Dostęp do systemu c-KOB
15. Odmowa dostępu do systemu c-KOB
16. Kontrola i dokonywanie wpisów w Elektronicznej Książce Obiektu Budowlanego
17. Pozbawienie dostępu do Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego
18. Dane osobowe gromadzone w systemie c-KOB

Elektroniczna Książka Obiektu Budowlanego od 2023 r. Nowe prawo budowlane i cyfryzacja budownictwa

EKOB ma być portalem internetowym dedykowanym dla wszystkich właścicieli i zarządców obiektów budowlanych - zarówno tych mało powierzchniowych nie wymagających prowadzenia książki obiektu budowlanego, jak i tych obiektów, na które przepisy Ustawy Prawo Budowlane nakładają obowiązek prowadzenia książki oraz przeprowadzania okresowych badań kontrolnych.

Przeczytaj: Nowe prawo budowlane 2023. Co się zmieni?

Pomysł stworzenia elektronicznej książki obiektu budowlanego jest wynikiem doświadczeń branży budowlanej zajmującej się projektowaniem obiektów budowlanych, nadzorowaniem ich realizacji oraz przekazywaniem do użytkowania. Dotychczasowa praktyka pokazała, że w wielu przypadkach użytkowane przez właścicieli firm budynki charakteryzowały się pełnym kompletem dokumentacji i aktualnymi przeglądami w momencie przekazywania budynku do użytkowania. Natomiast na późniejszych etapach eksploatacji budynku odchodziło to w zapomnienie. Przyczyną takiego stanu rzeczy były nie tyle względy oszczędnościowe, co raczej niewiedza właścicieli i zarządców oraz brak informacji przypominających o zbliżających się okresowych przeglądach. Problem pojawiał się najczęściej dopiero przy wydarzeniach losowych na obiekcie lub podczas kontroli obiektu przez uprawnione do tego służby.

Mając zatem na uwadze potrzeby właścicieli i zarządców obiektów budowlanych, a także nowe elektroniczne standardy sieciowe GINB rozpoczął prace nad zdigitalizowaną formą książki obiektu budowlanego. Podstawowym założeniem elektronicznego systemu z dokumentacja budowlaną jest zapewnienie pełnej interaktywności użytkownika ze zgromadzonymi w nim informacjami.

Elektroniczna Książka Obiektu Budowlanego zalety

W praktyce nowa elektroniczna formuła książki obiektu budowlanego może okazać się dla właścicieli i zarządców bardzo korzystna. Jako podstawowe zalety systemu c-KOB (Cyfrowej Książki Obiektu Budowlanego) należy wymienić przede wszystkim:

• pełną kontrolę właściciela/zarządcy budynku nad aktualnością kontroli i przeglądów,
• funkcję powiadamiania właściciela/zarządcy o zbliżających się kontrolach i przeglądach okresowych,
• sprawną naprawę usterek,
• możliwość dokonywania automatycznych wpisów wraz z przekierowaniem do danego dokumentu,
• szybki i bezpośredni dostęp do dokumentacji obiektów budowlanych z dowolnego miejsca,
• łatwą edycję danych,
• zamieszczenie całej dokumentacji w jednym miejscu,
• automatyczne przekazywanie wymaganych dokumentów uprawnionym do tego organom,
• zniwelowanie ryzyka pracy w obiektach bez aktualnych przeglądów,
• zniwelowanie kosztów związanych z karami za użytkowanie obiektów bez aktualnych przeglądów.

Elektroniczna Książka Obiektu Budowlanego od kiedy 

Prowadzenie Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego stanie się obowiązkowe dopiero od 1 stycznia 2027 r. Wtedy wersja elektroniczna całkowicie zastąpi dotychczasową formułę papierową. Do tego czasu dobrym rozwiązaniem wydaje się równoległe prowadzenie dokumentacji w obu formach. Pozwoli to na szybsze osiągnięcie wymienionych wyżej korzyści i poprawę bezpieczeństwa użytkowania obiektów budowlanych.

Co to jest książka obiektu budowlanego?

Książka obiektu budowlanego to zbiór dokumentów eksploatacji oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w trakcie użytkowania obiektu. W książce obiektu budowlanego umieszczane są adnotacje związane z przeprowadzaniem wszelkich remontów, przebudów, przeglądów, badań czy kontroli stanu technicznego obiektu, w czasie, kiedy jest on użytkowany. Książkę obiektu budowlanego prowadzi właściciel lub zarządca dla każdego budynku, jak również innego obiektu budowlanego, który nie jest budynkiem, ale jego projekt zasadniczo podlega obowiązkowej kontroli pod względem zgodności z przepisami, w tym techniczno-budowlanymi. W praktyce najczęściej książkę prowadzi w imieniu zarządcy firma lub osoba administrująca obiektem.

Zasady prowadzenia książki obiektu budowlanego określone zostały w ustawie z dnia 7 lipca 1994 r. prawo budowlane (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r. poz. 2351 ze zm.; dalej: upb). Natomiast szczegółowy sposób prowadzenia książki obiektu budowlanego zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej, w tym dokonywania wpisów ma określić, w drodze rozporządzenia: Minister właściwy do spraw budownictwa, planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz mieszkalnictwa. Rozporządzenie to wejdzie w życie w 2023 r. i zastąpi dotychczasowe rozporządzenie z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego.

Co zawiera książka obiektu budowlanego?

Zakres treści podlegających ujawnieniu w książce obiektu budowlanego określony został w art. 60a upb. Wskazane w tym przepisie elementy odnoszą się do zagadnień związanych z utrzymaniem i użytkowaniem obiektu budowlanego. I tak, książka obiektu budowlanego jest dokumentem przeznaczonym do dokonywania wpisów w zakresie:

• informacji o obiekcie budowlanym;
• imienia i nazwiska albo nazwy, adresu zamieszkania lub siedziby oraz e-maila właściciela lub zarządcy;
• kontroli okresowej obiektu budowlanego przeprowadzanej przez właściciela lub zarządcę w czasie jego użytkowania co najmniej raz w roku;
• ekspertyz i opinii technicznych dotyczących obiektu budowlanego oraz imion i nazwisk osób, przez które zostały sporządzone;
• przeglądów technicznych, konserwacji oraz napraw urządzeń przeciwpożarowych i gaśnic w sposób gwarantujący ich sprawne i niezawodne funkcjonowanie, oraz imion i nazwisk osób, które dokonały tych czynności;
• robót budowlanych związanych z obiektem budowlanym, a wykonywanych po oddaniu do użytkowania;
• katastrof budowlanych dotyczących obiektu budowlanego;
• decyzji, postanowień, zaświadczeń i innych dokumentów wydanych przez organy administracji publicznej, dotyczących obiektu budowlanego.

Książka obiektu budowlanego w wersji elektronicznej

Dotychczas książkę obiektu budowlanego zakładało się i prowadziło w formie papierowej. Od 1 stycznia 2023 r. będzie się to robiło w postaci elektronicznej w systemie c-KOB. Zgodnie z regulacją przejściową do prowadzenia książek obiektu budowlanego założonych przed dniem wejścia w życie przepisów nowelizacji będą miały zastosowanie dotychczasowe przepisy. W okresie roku po wejściu w życie nowych przepisów o systemie c-KOB właściciele i zarządcy obiektu budowlanego będą mogli nadal założyć książkę obiektu budowlanego w postaci papierowej. Natomiast w świetle przepisów przejściowych właściciel i zarządca obiektu budowlanego, który prowadzi książę obiektu budowlanego w postaci papierowej, będzie zobowiązany do dnia 31 grudnia 2026 r. założyć książkę obiektu w systemie c-KOB.

Ważne! Od 1 stycznia 2027 r. wyłączną formę prowadzenia książek obiektu stanowić będzie forma elektroniczna. Dotychczasową książkę obiektu budowlanego w postaci papierowej właściciel lub zarządca będzie zobowiązany zamknąć wpisem i przechowywać przez okres istnienia obiektu.

Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego. Jak działa system c-KOB

C-KOB ma być systemem teleinformatycznym rozumianym jako zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie, przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych przez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego (art. 60h ust. 4 upb).

Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego to nowoczesne oprogramowanie, dzięki któremu zarówno generowanie czy archiwizowanie, jak i kontrola dokumentacji będą łatwiejsze, bardziej bezpieczne i efektywne. Forma elektronicznej aplikacji zapewni prosty dostęp do książki z każdego miejsca, o każdej porze. Książkę będzie można w każdym momencie wydrukować i połączyć w sposób trwały. Prowadzenie Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego umożliwi dokonywanie adnotacji dotyczących danego budynku, w tym wykonanych kontroli stanu technicznego, dokonanych przeglądów, remontów, wszelkiego rodzaju przebudowy i zmian dotyczących sposobu użytkowania, które przypadają na okres korzystania z obiektu budowlanego. Uzupełnianie tych informacji ma stanowić obowiązek właścicieli, zarządców nieruchomości lub osób wskazanych w książce obiektu budowlanego do jej prowadzenia.

Poza dokonywaniem wpisów, c-KOB system ma też służyć do przechowywania danych przez 10 lat od dnia zamknięcia książki obiektu budowlanego. Po tym terminie dane z indywidualnej książki obiektu budowlanego zostaną przez system automatycznie usunięte.

Elektroniczna Książka Obiektu Budowlanego GUNB

Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego odpowiedzialny za system c-KOB. Odpowiedzialnym za prowadzenie systemu c-KOB będzie Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego (dalej: GINB) będący centralnym organem administracji rządowej w sprawach z zakresu administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego. Jako administrator danych, GINB ma zapewnić warunki gwarantujące bezpieczeństwo ich przetwarzania przez system c-KOB. GINB udostępni adres strony internetowej, na której pojawi się system c-KOB w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej obsługującego go urzędu (art. 60h ust. 3 upb). Każda książka obiektu budowlanego prowadzona w postaci elektronicznej będzie posiadała indywidualny numer w systemie c-KOB (art. 60h ust. 5 upb). Dane w systemie będą zabezpieczone przed nieuprawnioną ingerencją w ich treść, a także przed ich utratą (art. 60h ust. 6 upb). Mogą być wykorzystywane wyłącznie zgodnie z celem ich gromadzenia i nie mogą być udostępnianie wbrew celom, w jakich zostały zgromadzone. Dla prawidłowego funkcjonowania systemu c-KOB zapewniona zostanie dostępność do danych oraz możliwość dokonywania wpisów wyłącznie przez podmioty do tego uprawnione i to wyłącznie w zakresie dokonanych przez siebie wpisów. System będzie też zapewniał integralność i rozliczalność danych oraz wpisów do elektronicznego dziennika budowy (art. 60h ust. 8 upb).

Dodatkowo GINB ma gwarantować zgodność postępowania z dokumentacją w postaci elektronicznej w systemie EDB ze standardami w tym zakresie wynikającymi z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (art. 60h ust. 10 upb). GINB został zobowiązany do utrzymania funkcjonalności systemu oraz napraw w przypadku wystąpienia awarii czy cyberataków. Ponadto administrator ma dbać o rozwój systemu, w kontekście powierzanych do realizacji systemowi c-KOB zadań.

Ważne! Elektronicznej książki obiektu budowlanego nie będzie się prowadziło dla obiektów budowlanych usytuowanych w całości lub w części na terenach zamkniętych. Dla tych obiektów książka obiektu budowlanego będzie prowadzona wyłącznie w postaci papierowej (art. 60h ust. 2 upb).

Jak założyć i prowadzić Elektroniczną Książkę Obiektu Budowlanego?

Do zakładania i prowadzenia Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego uprawnieni będą:

• właściciel lub zarządca obiektu budowlanego,
• osoba wskazana w książce obiektu budowlanego do jej prowadzenia,
• właściciel lub zarządca obiektu budowlanego przeprowadzający kontrole okresowe stanu technicznego obiektu co najmniej raz w roku.

Podczas zakładania elektronicznej książki obiektu budowlanego w systemie c-KOB system będzie weryfikował, czy istnieje w nim książka obiektu budowlanego dla obiektu budowlanego o wskazanej lokalizacji (art. 60h ust. 9 upb).

Jakie dane będą wpisywane do Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego?

Osoby uprawnione do zakładania i prowadzenia Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego będą ją uzupełniać w zakresie:

• informacji o obiekcie budowlanym,
• informacji o właścicielach i zarządcach obiektu budowlanego,
• informacji o przeprowadzanych kontrolach,
• ekspertyz i opinii technicznych dotyczących obiektu budowlanego,
• robotach budowlanych związanych z budynkiem po oddaniu do użytkowania,
• katastrofach budowlanych,
• decyzjach, postanowieniach, zaświadczeniach i innych dokumentach wydanych przez organy administracji publicznej, dotyczących budynku.

Osoby te będą też zobowiązane do dokonywania aktualizacji danych oraz korekt w EDB w zakresie wprowadzonych przez siebie wpisów.

Przekazanie Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego

Jeśli dojdzie do zmiany właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego dotychczasowy właściciel lub zarządca obiektu budowlanego zobowiązany będzie przekazać nowemu właścicielowi lub zarządcy tego obiektu książkę obiektu budowlanego (art. 60i ust. 1 upb). Stwarza to po stronie nowego podmiotu uprawnionego do prowadzenia książki obiektu budowlanego żądanie wydania książki obiektu. Przekazanie książki obiektu w postaci papierowej następuje poprzez przekazanie samej książki obiektu, a także protokołów z kontroli obiektu budowlanego, natomiast przekazanie Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego będzie następowało w systemie c-KOB (art. 60i ust. 2 upb). Ma to następować poprzez umożliwienie, przez dotychczasowego właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego, dostępu do książki obiektu w systemie teleinformatycznym.

W przypadku braku realizacji obowiązku przekazania książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej znowelizowane przepisy przewidują rozwiązanie szczególne. W takiej sytuacji nowy właściciel lub zarządca są zobowiązani do wystąpienia do GINB z wnioskiem o udostępnienie indywidualnej książki obiektu budowlanego. Wraz z wnioskiem trzeba będzie przedstawić dokumenty potwierdzające prawo właściciela (np. akt notarialny mowy sprzedaży) lub zarządcy (np. umowę o zarządzenie) do obiektu budowlanego (art. 60i ust. 3 upb). Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku GINB przekaże właścicielowi lub zarządcy książkę do dalszego prowadzenia w systemie c-KOB.

Ważne! Brak realizacji obowiązku w zakresie przekazania książki obiektu budowlanego przez dotychczasowego właściciela lub zarządcę obiektu budowlanego zagrożony jest karą grzywny wymierzanej na podstawie Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 93 pkt 9 upb).

Jak się zarejestrować i założyć konto w systemie c-KOB

Jednym ze sposób zapewnienia bezpieczeństwa prowadzenia książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej jest indywidualizacja użytkowników systemu c-KOB. Koniecznym standardem zabezpieczenia jest zatem wymóg zarejestrowania profilu podmiotu zakładającego elektroniczną książkę obiektu, a dalej także podmiotu dokonującego do niej wpisu. Dlatego też zgodnie z nowym art. 60j ust. 1 upb, aby założyć EKOB i dokonywać w niej wpisów, osoby do tego uprawnione będą zobowiązane posiadać konto w systemie c-KOB. Dostęp do systemu będzie następował poprzez uwierzytelnienie i autoryzację osoby za pośrednictwem tego konta.

W celu założenia konta w systemie c-KOB konieczne będzie podanie imienia i nazwiska oraz adresu e-mail. W przypadku osoby fizycznej działającej w imieniu właściciela lub zarządcy trzeba będzie także podać tytuł prawny, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego. Z kolei osoby, które wykonują czynności kontrolne przy zakładaniu konta będą musiały podać rodzaj i zakres posiadanych uprawnień budowlanych albo innych uprawnień dających podstawę do dokonywania kontroli (art. 60j ust. 2 upb).

System EDB ma również dawać gwarancję ochrony konta użytkowania przed dostępem do niego osób trzecich. W konsekwencji wyłącznie osoba posiadająca konto użytkownika w systemie wraz z odpowiednimi uprawnieniami w zakresie dostępu do danych zwartych w systemie będzie miała prawo z niego korzystać.

Przy zakładaniu Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego trzeba będzie wprowadzić do systemu c-KOB:

• dane dotyczące właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego:

1. imię i nazwisko lub nazwę,
2. adres zamieszkania lub siedziby,
3. e-mail;

• dane dotyczące osoby fizycznej działającej w imieniu właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego, jeżeli występuje:

1. imię i nazwisko,
2. adres zamieszkania,
3. e-mail,
4. tytuł prawny, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy;

• dane dotyczące obiektu budowlanego, w szczególności adres i lokalizację obiektu na mapie w systemie c-KOB;

• dokument, z którego wynika tytuł prawny właściciela lub zarządcy do obiektu budowlanego (art. 60j ust. 3 upb).

Zamieszczenie wymaganych danych stanowi podstawę do uznania, iż elektroniczna książka obiektu budowlanego została założona w sposób skuteczny. Kompletność, a także poprawność wprowadzanych danych weryfikowana jest przez system c-KOB.

Plan sytuacyjny do Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego

Podobnie jak to miało miejsce dotychczas, osoba wskazana w książce obiektu budowlanego do jej prowadzenia, będzie zobowiązana zapewnić dołączenie do elektronicznej książki obiektu budowlanego planu sytuacyjnego (art. 60k ust. 1 upb). Nie oznacza to jednak, że osoba taka ma samodzielnie sporządzić plan sytuacyjny, bowiem do tego konieczne jest podsiadanie uprawnień geodety.

Dane zawarte w planie sytuacyjnym obiektu budowlanego umożliwiają m.in. prowadzenie prac, w szczególności zmiennych na terenie, na którym znajduje się obiekt. Plan sytuacyjny pełni również ważną rolę w przypadku wystąpienia awarii sieci, a także w zakresie bezpieczeństwa przeciwpożarowego. W związku z tym, stosownie do art. 60k ust. 2 upb plan sytuacyjny ma zawierać:

1. zaznaczone granice nieruchomości, na której jest usytuowany obiekt budowlany, a w przypadku sieci – oznaczenie jej lokalizacji w terenie;
2. określenie istniejących miejsc przyłączenia obiektu budowlanego do sieci uzbrojenia terenu;
3. określenie istniejących miejsc usytuowania urządzeń przeznaczonych do odcinania instalacji od przyłączy oraz przyłączy od sieci;
4. określenie przebiegu istniejących dróg pożarowych;
5. określenie miejsc usytuowania istniejących hydrantów zewnętrznych lub innych punktów poboru wody do celów przeciwpożarowych oraz stanowisk czerpania wody.

Ważne! W przypadku usytuowania urządzeń przeznaczonych do odcinania instalacji od przyłączy wewnątrz obiektu budowlanego do elektronicznej książki obiektu budowlanego dołącza się opis pozwalający na zlokalizowanie tych urządzeń (art. 60k ust. 3 upb).

Dane zawarte w planie sytuacyjnym budynku również powinny być aktualizowane. Zapewnienie realizacji tego obowiązku spoczywa na osobie upoważnionej do prowadzenia elektronicznej książki obiektu budowlanego.

Dostęp do systemu c-KOB

Nowe przepisy regulują też kwestię udzielania dostępu do systemu c-KOB. Dostęp do systemu dzieli się na dwie kategorie, tj. dostęp stały i czasowy (art. 60l ust. 1 upb). Dostęp czasowy będzie udzielany wyłącznie na czas przeprowadzenia kontroli przestrzegania przepisów w zakresie utrzymania obiektów budowlanych lub do prowadzenia działań ratowniczych. Dostępu do systemu c-KOB o charakterze stałym będzie udzielał GINB lub podmiot posiadający upoważnienie udzielone przez GINB - w zakresie wszystkich książek obiektu budowlanego lub niektórych książek obiektu budowlanego (art. 60l ust. 2 upb).

Z kolei dostęp czasowy będzie mógł zostać udzielony przez:

• GINB,
• organy nadzoru budowlanego oraz inne organy, którym przydzielono dostęp o charakterze stałym,
• właściciela lub zarządcę obiektu budowlanego.

Różny ma być natomiast zakres uprawnień do przydzielania czasowego dostępu do systemu EDB. GINB, jako centralny organ administracji rządowej w sprawach z zakresu administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego, będzie mógł przydzielić dostęp do wszystkich książek obiektu budowlanego lub niektórych książek obiektu budowlanego. Pozostałe organy, którym udzielony zostanie stały dostęp do systemu EDB, będą mogły przydzielić dostęp czasowy wyłącznie w zakresie wszystkich książek obiektu budowlanego, do których organ ten będzie miał dostęp stały, lub tylko niektórych z tych książek obiektu. Z kolei właściciel lub zarządca obiektu budowlanego będą mogli przydzielić dostęp o charakterze czasowym wyłącznie w zakresie prowadzonej książki obiektu budowlanego (art. 60l ust. 3 upb).

Z omawianych przepisów wynika, że organom nadzoru budowlanego oraz innym organom lub służbom uprawnionym do kontroli przestrzegania przepisów w zakresie utrzymania obiektów budowlanych lub do prowadzenia działań ratowniczych przysługiwać będzie prawo żądania dostępu do indywidualnej książki obiektu budowlanego. Swoje żądanie będą one kierować do właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego. Natomiast w przypadku, gdy właściwe organy będą występować o dostęp do książek obiektów budowlanych do GINB lub innych organów, które posiadają stały dostęp do dzienników budowy, zobowiązane będą złożyć wniosek o przydzielenie dostępu do systemu c-KOB.

Wniosek taki powinien wskazywać co najmniej:

• czas, na jaki ma być przydzielony dostęp,
• zakres, w jakim ma być przydzielony dostęp,
• cel, który ma zostać zrealizowany przez przydzielony dostęp, uzasadniający przydzielenie dostępu (art. 60l ust. 4 upb).

Odmowa dostępu do systemu c-KOB

Najbardziej doniosłe znaczenie we wniosku ma określenie celu, który ma być realizowany przez przydzielenie dostępu. Zasadność celu stanowi jedyną przesłankę odmowy przydzielania dostępu do systemu c-KOB. GINB lub organ, któremu przydzielono dostęp do systemu c-KOB o charakterze stałym, będzie mógł odmówić przydzielenia dostępu, jeżeli uzna, że cel, który ma zostać zrealizowany przez przydzielony dostęp, nie uzasadnia jego przydzielenia.

W przypadku odmowy przydzielenia dostępu właściwe organy zobowiązane będą wydać decyzję administracyjną. Od przedmiotowej decyzji będzie przysługiwać odwołanie do organu wyższego stopnia. Jeśli zaś dostęp zostanie przydzielony, organ nie będzie rozstrzygał sprawy w sposób sformalizowany. W takim przypadku przydziela bowiem dostęp do systemu c-KOB w granicach złożonego wniosku, w drodze czynności materialno-technicznej.

Kontrola i dokonywanie wpisów w Elektronicznej Książce Obiektu Budowlanego

Nowe przepisy przewidują obowiązek zapewnienia dostępu do elektronicznej książki obiektu budowlanego osobom, które przeprowadzają kontrole obiektu budowlanego. Zobowiązanym do udostępnienia książki obiektu budowlanego, w szczególności zaś w zakresie dokonywania wpisów, jest właściciel lub zarządca obiektu budowlanego albo osoba wskazana w książce obiektu budowlanego do jej prowadzenia (art. 60m upb). Dostęp do książki obiektu ma w takim przypadku charakter czasowy, ograniczony swoim rozmiarem wyłącznie do czasu niezbędnego do przeprowadzenia czynności kontrolnych.

Ważne! Niedopełnienie obowiązku zapewnienia dostępu do elektronicznej książki obiektu budowlanego osobom wykonującym czynności kontrolne stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny (art. 93 pkt 9 upb).

Pozbawienie dostępu do Elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego

Właściciel lub zarządca obiektu albo podmiot upoważniony do prowadzenia książki obiektu są uprawnieni do pozbawienia dostępu do EKOB osób przeprowadzających kontrole danego obiektu. Osoby te bowiem uzyskują dostęp wyłącznie na czas prowadzenia czynności kontrolnych. Po ich zakończeniu i dokonaniu stosownych wpisów w książce obiektu budowlanego, dalszy ich dostęp do systemu c-KOB nie jest konieczny. Natomiast dostępu do systemu c-KOB osoby prowadzącej książę obiektu budowlanego pozbawić może wyłącznie właściciel lub zarządca obiektu (art. 60n ust. 1 upb).

W zakresie upoważnienia do pozbawienia prawa dostępu do systemu c-KOB, obowiązywać ma reguła, zgodnie z którą pozbawienie dostępu nie może wpływać negatywnie na prawa i obowiązki osób przeprowadzających kontrolę. A zatem w przypadku bezpodstawnego pozbawienia dostępu do książki obiektu budowlanego, osoby uprawione do przeprowadzenia kontroli nie mogą ponosić negatywnych konsekwencji wynikających z braku możliwości realizacji przysługujących im uprawnień wynikających z kontroli (art. 60n ust. 2 upb).

Dane osobowe gromadzone w systemie c-KOB

W art. 60o wskazane zostały tylko niezbędne dane, konieczne do realizacji zadań przez system c-KOB. Przepis ten dzieli je na dwie grupy. Do pierwszej należą dane użytkownika konta w systemie c-KOB, tj.:

1. imię i nazwisko,
2. adres e-mail,
3. numer telefonu, jeżeli został wskazany przez użytkownika konta,
4. numer PESEL, jeżeli został wskazany przez użytkownika konta lub w ramach uwierzytelnienia,
5. w przypadku osób przeprowadzających kontrole danego obiektu budowlanego zamieszcza się również numer uprawnień budowlanych lub decyzji o nadaniu uprawnień albo innych dokumentów dających podstawę do dokonywania kontroli,
6. tytuł prawny, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego.

Druga grupa obejmuje te dane osobowe, które znajdują się:

• we wpisach dokonanych w książce obiektu budowlanego,
• w dokumentach załączonych do książki obiektu budowlanego,
• w dokumentach zapisanych na kontach użytkowników.

Ważne! Dane osobowe znajdujące się w systemie c-KOB podlegają prawnej ochronie przez okres ich przechowywania. Obowiązek administratora danych w tym zakresie wygasa po ich usunięciu z systemu, tj. po upływie 10 lat od dnia zamknięcia książki obiektu budowlanego.</

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz. U. z 2020 r., poz. 1333 ze zm.);
• Ustawa z 7 lipca 2022 r. o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2022, poz. 1557).