Jak przyśpieszyć wydanie pozwolenia na budowę?

Podpowiadamy, co zrobić aby usprawnić procedurę i jak przyśpieszyć wydanie pozwolenia na budowę. Dowiedz się, jakie prawa i obowiązki ma inwestor.

Kiedy złożymy kompletny wniosek o pozwolenie na budowę do starosty (lub prezydenta miasta na prawach powiatu), zostanie wszczęte postępowanie administracyjne. Nie musimy bezczynnie czekać na decyzję. W trakcie postępowania mamy pewne uprawnienia, z których możemy skorzystać, oraz kilka obowiązków, które powinniśmy wykonać.

Możesz mieć pełnomocnika, który pomoże załatwić formalności

Zdarzają się sytuacje, w których inwestor nie może sam załatwiać swoich spraw w urzędzie i musi mieć pełnomocnika. Będzie tak na przykład wtedy, gdy jest osobą niepełnoletnią i nie ma zdolności do czynności prawnych.

Zdecydowanie częściej powodem wyznaczenia pełnomocnika do spraw budowy jest brak czasu, wiedzy czy doświadczenia. W takich sytuacjach inwestor może powierzyć organizację procesu budowy projektantowi, kierownikowi budowy, zatrudnionemu inwestorowi zastępczemu albo członkowi rodziny, który zgodzi się mu pomóc.

Każdy inwestor, który może sam występować przed organami administracji, ma bowiem prawo wyznaczyć swojego pełnomocnika. Musi jednak pamiętać, że może nim zostać wyłącznie osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych (art. 33 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego).

Pełnomocnictwa można udzielić na trzy sposoby

Pełnomocnictwa można udzielić na trzy sposoby:

• na piśmie – inwestor spisuje je na kartce papieru i składa własnoręczny podpis;
• w formie dokumentu elektronicznego – inwestor wysyła informację o udzieleniu pełnomocnictwa do odpowiedniego organu za pośrednictwem elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP);
• poprzez zgłoszenie do protokołu – dotyczy jedynie spraw będących w toku i polega na poinformowaniu urzędnika przez inwestora o udzieleniu pełnomocnictwa. Urzędnik sporządza protokół z tej czynności i obaj go podpisują.

Udzielając pełnomocnictwa, trzeba wskazać konkretną osobę, której tego pełnomocnictwa się udziela, podać jej imię i nazwisko oraz numer dokumentu tożsamości. W pełnomocnictwie należy określić jego zakres, na przykład reprezentowanie przed organami administracji architektoniczno- budowlanej we wszystkich sprawach związanych z uzyskaniem pozwolenia na budowę dla danej inwestycji. Dodatkowo można podać termin ważności pełnomocnictwa oraz możliwość udzielania dalszych pełnomocnictw.

Gdy pełnomocnik przystąpi do postępowania (czyli dokona jakiejś czynności, na przykład złoży podpisane przez siebie pismo), to do akt sprawy musi dołączyć oryginał albo urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa oraz dowód uiszczenia opłaty skarbowej, która wynosi 17 zł (dowodem może być potwierdzenie przelewu na konto właściwego urzędu gminy lub kwit wpłaty w kasie urzędu). Jedynie pełnomocnictwa udzielane małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu albo rodzeństwu są zwolnione z opłaty skarbowej. Urzędowo poświadczony odpis to kopia pełnomocnictwa z pieczątką notariusza (tylko adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy i doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa).

Od momentu ustanowienia pełnomocnika to on, a nie inwestor, będzie uczestniczył w postępowaniu w zakresie posiadanego pełnomocnictwa, czyli otrzymywał wszystkie pisma i decyzje od organu. Trzeba więc dopilnować, żeby w pełnomocnictwie został wskazany aktualny adres korespondencyjny pełnomocnika. W praktyce zdarza się, że mimo posiadania pełnomocnika inwestor otrzymuje pisma „do wiadomości”.

Na każdym etapie postępowania administracyjnego możesz przeglądać akta sprawy

Na każdym etapie postępowania oraz po jego zakończeniu inwestor ma prawo przeglądania akt sprawy. Oprócz dokumentów złożonych wraz z wnioskiem znajdują się tam wszystkie pisma organu oraz dokumenty składane przez strony podczas postępowania. Przeglądanie akt jest szczególnie istotne, kiedy któraś ze stron postępowania wnosi zastrzeżenia do realizacji inwestycji. Inwestor też może składać do akt pisma (będące przykładowo odpowiedzią na pisma sąsiadów) oraz zgłaszać żądania.

O możliwości zapoznania się z aktami sprawy (ze wskazaniem miejsca i terminu, w jakim można to zrobić) powinien zawiadomić inwestora (oraz wszystkie inne osoby będące stroną postępowania) starosta, wysyłając mu stosowne zawiadomienie o wszczęciu postępowania oraz jego zakończeniu. Oznacza to, że wydanie przez starostę decyzji bez umożliwienia stronom zapoznania się z aktami sprawy jest naruszeniem art. 10 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego i może stanowić podstawę do jej uchylenia. Jeżeli inwestor ma pełnomocnika, to niezawiadomienie go o możliwości przeglądania akt jest równoznaczne z pominięciem samej strony.

Podczas przeglądania akt możemy sporządzać z nich notatki, kopie (również zdjęcia) lub odpisy. Może nam ktoś towarzyszyć, na przykład projektant (wystarczy udzielić mu pełnomocnictwa do przeglądania akt). Akta można jednak przeglądać tylko w lokalu organu administracji publicznej w obecności jego pracownika. Nie ma możliwości, aby urzędnik przesłał nam kopie akt mailem lub pocztą. Choć regulacja ta wydaje się kłopotliwa dla stron postępowania, to jednak zapobiega udostępnieniu akt sprawy osobie nieuprawnionej. Niestety, niewiele organów dysponuje systemem teleinformatycznym, który umożliwiałby wgląd w akta (po weryfikacji profilu zaufanego ePUAP).

Możesz złożyć wniosek o zawieszenie postępowania

Jeśli inwestor potrzebuje więcej czasu, na przykład na uzupełnienie projektu budowlanego, może złożyć w urzędzie wniosek o zawieszenie postępowania, przy czym nie musi wskazywać powodów takiej prośby. Wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie, pod warunkiem że:

• nie sprzeciwią się temu pozostałe strony postępowania (starosta wyśle im pismo informacyjne, w którym wyznaczy termin na wniesienie takiego sprzeciwu) oraz
• zawieszenie nie stworzy w ocenie starosty zagrożenia dla interesu publicznego (w przypadku pozwoleń na budowę prywatnych domów jednorodzinnych takiego zagrożenia w zasadzie nie ma).

O zawieszeniu postępowanie starosta decyduje, wydając postanowienie. Kiedy inwestor zdobędzie już brakujące dokumenty, może złożyć w starostwie pismo o ponowne podjęcie postępowania, co również nastąpi w formie postanowienia. Gdyby jednak w okresie trzech lat od daty zawieszenia postępowania żadna z jego stron nie zwróciła się o jego podjęcie, żądanie wszczęcia postępowania uważa się za wycofane (art. 98 Kodeksu postępowania administracyjnego) – tak jakby wniosek o pozwolenie w ogóle nie został złożony.

Możesz zgłosić zażalenie na bezczynność urzędu lub przewlekłość postępowania

Jeśli starosta przekroczy termin, w którym powinien załatwić sprawę, inwestor ma prawo złożyć zażalenie do wojewody. Ma przy tym do wyboru dwie podstawy zażalenia: bezczynność organu lub przewlekłość postępowania. Z bezczynnością mamy do czynienia, jeśli organ nie podejmuje żadnych czynności, a termin do wydania rozstrzygnięcia już minął. Natomiast przewlekłe prowadzenie postępowania ma miejsce wtedy, gdy organ podejmuje co prawda jakieś czynności (na przykład wysyła wezwania), ale można je uznać za pozorne, mające na celu tylko przedłużenie procedury.

W zażaleniu do wojewody trzeba wskazać, czy skarżymy się z powodu bezczynności organu czy przewlekłości postępowania, oraz powołać się na okoliczności, które mają o tym świadczyć. Wojewoda zwróci się do starosty o przedstawienie relacji z prowadzonego postępowania i o przesłanie akt sprawy.

Jeśli zażalenie będzie uzasadnione, wojewoda wyznaczy staroście dodatkowy termin na załatwienie sprawy oraz zarządzi wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie. Dodatkowo stwierdzi, czy było to rażącym naruszeniem prawa. Trzeba się jednak liczyć z tym, że w czasie rozpoznawania zażalenia przez wojewodę starosta może nie podjąć żadnych działań zmierzających do wydania decyzji, ponieważ nie będzie miał akt sprawy.

Jeśli decyzja o pozwoleniu na budowę jest niejasna możesz żądać uzupełnienia jej treści

Jeśli wydana decyzja o pozwoleniu na budowę jest niejasna w zakresie rozstrzygnięcia lub prawa do jej zaskarżenia, inwestor może w ciągu 14 dni od doręczenia mu decyzji wystąpić do organu, który ją wydał, o uzupełnienie jej treści. Odpowiedź na taki wniosek będzie mieć formę postanowienia (można na nie złożyć zażalenie). Co ważne, w takim wypadku termin do wniesienia odwołania od decyzji biegnie dopiero od dnia, w którym zostanie doręczone to postanowienie.

Nie można jednak w tym trybie zmieniać decyzji ani dokonywać nowej oceny stanu faktycznego lub prawnego czy też dostosowywać jej do wymogów ukształtowanych zmienionym już po jej wydaniu stanem prawnym. Warto wiedzieć, że mimo obowiązującej zasady, według której nieznajomość prawa szkodzi, błędne pouczenie w decyzji co do prawa odwołania albo wniesienia powództwa do sądu powszechnego lub skargi do sądu administracyjnego nie może – zgodnie z art. 112 Kodeksu postępowania administracyjnego – szkodzić stronie, która zastosowała się do tego pouczenia.

Jeśli więc inwestor zastosuje się do błędnego pouczenia (na przykład że ma dwa miesiące na wniesienie odwołania), to wszystkie czynności dokonane zgodnie z tym pouczeniem będą skuteczne. Jeżeli w decyzji znalazł się błąd pisarski (widoczne, niezgodne z zamierzonym, niewłaściwe użycie wyrazu, mylna pisownia albo opuszczenie jakiegoś wyrazu), błąd rachunkowy lub inna oczywista pomyłka organu, może on – na żądanie strony albo z urzędu – taką pomyłkę sprostować w drodze postanowienia.

Należy pamiętać, że sprostowaniu podlegają tylko oczywiste pomyłki, czyli ewidentne, łatwo zauważalne i niewpływające na treść rozstrzygnięcia. Nie można za taką oczywistą pomyłkę uznać i sprostować w postanowieniu na przykład błędu w nazwisku inwestora czy numerze działki.

Możesz odwołać się od decyzji wydanej przez starostę

Od decyzji wydanej przez starostę przysługuje każdej stronie odwołanie do wojewody. Można je wnieść w terminie 14 dni od jej doręczenia. Odwołanie nie wymaga szczegółowego uzasadnienia; wystarczy, że wskażemy w nim, że nie zgadzamy się z treścią decyzji, podamy swoje dane oraz je podpiszemy. O złożeniu odwołania przez którąkolwiek ze stron (na przykład sąsiada) powiadamiane są pozostałe strony, a akta sprawy zostają przekazane do wojewody. W postępowaniu przed wojewodą inwestor ma takie same prawa i obowiązki jak w postępowaniu przed starostą – czyli może ustanowić pełnomocnika, przeglądać akta, wnosić żądania, składać wnioski czy uzupełniać dokumenty.

Postawa prawna:

• Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. DzU z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.)
• ustawa z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (j.t. DzU z 2013 r., poz. 1409 z późn. zm.)